Scroll to top

SENSE > DOTACJE UNIJNE > OBSŁUGA I ROZLICZANIE DOTACJI

Skuteczne pozyskanie dofinansowania to tylko jeden z etapów sukcesu projektowego, drugim i równie ważnym jest jego bezpieczna realizacja.

W oparciu o nasze doświadczenie zbudowaliśmy kompleksową ofertę wsparcia. Każde spotkanie z nowym Klientem i jego organizacją to dla nas przygoda i możliwość poznania nowych perspektyw i pomysłów. Nasze wsparcie opiera się o dogłębną analizę potrzeb Klienta i jego organizacji, która poprzez analizę dostępnych źródeł finansowania umożliwia nam poprowadzenie Klienta przez proces aplikacji o środki do dofinansowania i podpisania umowy.

Dialog i rozmowa z Klientem to nasze podstawowe narzędzie pracy.
Zawsze dbamy o to by dobrze zrozumieć wzajemne potrzeby.

Wiemy, że projekt to zestaw powiązanych działań obejmujący zarządzanie zespołem, budżetem i zmianami, który wymaga sprawnej współpracy zespołu i podwykonawców, dlatego ZARZĄDZANIE PROJEKTEM rozpoczynamy od poznania projektu i jego aktualnego statusu.

Ten etap to KICK OFF realizowany w formie warsztatu inicjującego współpracę. Umożliwia poznanie potrzeb Klienta, uszczegółowienie wzajemnych ról stron i członków zespołu, poznanie celów projektu i identyfikację ewentualnych wyzwań. Uznajemy go za gwarancję bezpiecznego początku współpracy.

PODCZAS ETAPU NASI EKSPERCI:

1. Zapoznają się z dokumentacją projektu.
2. Ustalą status działań, ewentualnych opóźnień w realizacji i stopień realizacji budżetu.
3. Zidentyfikują zmiany do wprowadzenia.

Poznanie projektu i jego statusu jest kluczowym etapem umożliwiającym określenie dalszego planu działania. Wiedza o projekcie, potrzebach i wyzwaniach związanych z jego realizacją są gwarantem rozliczenia otrzymanego dofinansowania oraz osiągnięcia założonych wskaźników projektu.

Projekt to ludzie, z którymi pracujemy, a wspólny start to dla nas gwarancja udanej współpracy.

Warsztat i poznanie projektu umożliwiają także przedstawienie i pełne dopasowanie zespołu projektowego, w tym ustalenie zasad wzajemnej współpracy i komunikacji. Usługi zawsze świadczymy ZESPOŁOWO, dlatego w skład zespołu projektowego wchodzą zawsze min. 2 osoby, w tym 1 menedżer. Takie rozwiązanie to gwarancja dostępności usług niezależnie od planów urlopowych czy przerw chorobowych członków zespołu.

W RAMACH WSPARCIA NASI EKSPERCI:

1. Opracują plan prac, w tym plan zamówień.
2. Przygotują i przekażą wzory dokumentów, rekomendacje w zakresie aktualizacji procedur.
3. Stworzą pliki robocze:

  • budżetu projektu,
  • harmonogramu realizacji poszczególnych zadań – przedstawiony w formie wykresu Gantta.

4. Wskażą podstawowe obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie, obejmujące:

  • prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej,
  • wymogi dotyczące promocji projektu,
  • listę dokumentów niezbędnych do przedkładania do wniosków o płatność,
  • realizację i monitorowanie poziom wskaźników projektu.

5. Przekażą pakiet wytycznych horyzontalnych.

Zarządzanie projektem to konieczność łączenia kilku wątków i powiązanych ze sobą działań, dlatego naszych Klientów wspieramy na każdym etapie tego procesu.

Po poznaniu projektu i określeniu zasad współpracy przechodzimy do etapu DORADZTWA W PROCESIE ZARZĄDZANIA PROJEKTEM. Etap ten realizujemy na kilku poziomach:

1. NADZORU nad prawidłowością prowadzonych działań.
2. Wprowadzania niezbędnych ZMIAN.
3. AUDYTU i KONTROLI.
4. TRWAŁOŚCI PROJEKTU.

NADZÓR

W ramach NADZORU nad prawidłowością prowadzonych działań nasi eksperci dbają w szczególności o ich prowadzenie w sposób:

1. Terminowy, obejmujący:

  • przeprowadzanie poszczególnych procedur dotyczących wyboru wykonawców,
  • składane wniosków o płatność,
  • przesyłanie korespondencji, wyjaśnień, dokumentów uzupełniających w związku ze zmianami w projekcie, wnioskami o płatność, procedurami udzielania zamówień.

2. Zgodny z:

  • Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,
  • Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji,
  • umową o dofinansowanie,
  • innymi dokumentami specyficznymi dla danego programu operacyjnego czy IP/IŻ.

Sprawnie komunikujący się zespół projektowy to podstawa bezpiecznej realizacji projektu, dlatego komunikacja jest dla nas tak ważna.

Nasi eksperci zadbają o nadzór nad procesem komunikacji, prowadząc:
1. Kontakt z instytucją w zakresie aktualnego statusu spraw dotyczących zmian, statusów wniosków o płatność, statusów zamówień.
2. Kontakt z Klientem w zakresie odpowiedzi na pytania, pomocy w szukaniu rozwiązań pojawiających się problemów, wskazywania ryzyka podejmowanych działań.
3. Przekazywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym m.in. zmian w dokumentacji, interpretacji, informacji o dostępnych szkoleniach.

Rzeczywistością projektową rządzi zmiana.
Nasi eksperci zadbają o to by przebiegła sprawnie i w zgodzie z celami projektu.

Współpraca na poziomie WPROWADZANIA ZMIAN obejmuje kompleksowe wsparcie, na które składa się:

1. Ustalenie zakresu zmian, weryfikacja możliwości wprowadzenia zamian do projektu.
2. Opracowanie pisma o zmiany we współpracy z Klientem.
3. Wysłanie pisma do Instytucji poprzez SL2014.
4. Nadzór nad korespondencją przychodzącą i terminowością składania ewentualnych uzupełnień.
5. Współpraca w zakresie ewentualnych uwag ze strony Instytucji do złożonego pisma o zmiany.
6. Aktualizacja wniosku o dofinansowanie: na etapie realizacji projektu – po zamkniętym i rozliczonym roku, po zakończeniu realizacji projektu tzw. wniosek czyszczący.

Realizacja projektów unijnych to także konieczność poddania się audytowi i kontroli.
Przy wsparciu naszych ekspertów nie ma mowy o zbędnym stresie.

Poziom AUDYTU i KONTROLI to kolejny etap, który obejmuje pełną analizę dokumentacji projektowej na poszczególnych etapach realizacji. W ramach współpracy oferujemy:

1. Przeprowadzenie audytu projektu w formie spotkania, podczas którego nasi eksperci zweryfikują kompletność i ułożenie dokumentacji projektowej. Audyt przeprowadzamy na życzenie Klienta w dowolnym momencie projektu jak i przed zapowiedzianą kontrolą instytucji.
2. W przypadku kontroli nasi eksperci są gotowi wziąć w niej udział, a także przygotować odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.

Naszym Klientom oferujemy także wsparcie w zakresie utrzymania TRWAŁOŚĆ PROJEKTU poprzez przekazanie informacji na temat obowiązków w okresie trwałości projektu jak i pomoc podczas obowiązku sprawozdawczości w okresie trwałości.

Sukces projektu to zadowoleni ludzie i dobrze rozliczone wydatki.
Nasz zespół wie jak rozliczyć dotację co do grosza.

ROZLICZANIE PROJEKTU

Kolejny etap współpracy to ROZLICZANIE PROJEKTU obejmujące przygotowanie wniosków o płatność. Nasi eksperci gwarantują, że zostaną one złożone starannie i na czas.

Oferujemy przygotowanie wniosków o płatność:

1. Sprawozdawczą.
2. Refundacyjną.
3. Zaliczkową.
4. Końcowy.

Świadczymy także POMOC W REALIZACJI ZAMÓWIEŃ, którą rozpoczynamy od ustalenia planu obejmującego określenie rodzaju procedur dla poszczególnych zamówień. Następnie przechodzimy do szacowania wartości zamówienia – nasi eksperci przygotowują notatkę podsumowującą szacowanie.

W zależności od kwoty planowanych wydatków, nasi eksperci realizują:
1. ROZEZNANIE RYNKU – dla wydatków poniżej 50 tys. PLN netto, obejmujące:

  • informację o sposobie przeprowadzenia zamówienia,
  • opracowanie draftu rozeznania rynku wraz z formularzem ofertowym: na podstawie zapisów dokumentacji aplikacyjnej, dalsza weryfikacja w porozumieniu z zamawiającym – dotyczy szczególnie warunków udziału w postępowaniu,
  • weryfikację otrzymanych ofert pod kątem prawidłowości wypełnienia i zgodności z dokumentem,
  • opracowanie protokołu z rozeznania rynku.
  • weryfikację umowy z Wykonawcą pod kątem zgodności z procedurą

2. ZAPYTANIE OFERTOWE dla wydatków powyżej 50 tys. PLN netto, obejmujące:

  • opracowanie zapytania ofertowego wraz z załącznikami zgodnie z dokumentacją aplikacyjną,
  • współpracę z Zamawiającym w punktach szczególnie istotnych dot. realizacji zamówienia tj.: warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny projektów, warunków zmiany umowy, kar umownych, innych istotnych ze względu na specyfikę zamówienia,
  • publikację zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności.

Kompleksowe świadczenie usług to dla nas priorytet, dlatego przykładamy wagę do szczegółu każdego etapu współpracy.

Na każdym etapie POMOCY W REALIZACJI ZAMÓWIEŃ nasi eksperci współpracują z Klientem, wykonując:
1. Publikację odpowiedzi na pytania Wykonawców w bazie konkurencyjności.
2. Weryfikację złożonych ofert pod kątem kompletności złożonej oferty i zgodności z:

  • zapytaniem ofertowym,
  • kryteriami oceny,
  • przedmiotem zamówienia,
  • warunkami udziału w postępowaniu.

3. Opracowanie protokołu z postępowania ofertowego wraz z załącznikami.
4. Publikację wyników w bazie konkurencyjności.
5. Na prośbę Klienta – weryfikację umowy z wybranym Wykonawcą.

Bezpieczeństwo prowadzenia procedury zapewnia fakt, że usługa jest realizowana przy współpracy z kancelarią prawną.

Nowe wyzwania to nasz motor napędowy.
Chętnie pomagamy w rozwiązywaniu napotykanych w trakcie realizacji projektu trudności.

Nasze usługi realizujemy także w formie bieżącego wsparcia PROJEKTU W POTRZEBIE. To etap, w który angażujemy się w różnych momentach realizacji projektów. Pomagamy sprostać pojawiającym się wyzwaniom by projekt mógł być w dalszym ciągu realizowany w sposób umożliwiający jego sprawne rozliczenie i realizację założonych rezultatów.

Oferujemy wsparcie m.in. w sytuacjach, w których:
1. Kontrola projektu wykazuje nieprawidłowości.
2. Pojawia się konieczność wprowadzenia zaleceń pokontrolnych.
3. Instytucja dokonała interpretacji dokumentów na niekorzyść Beneficjenta.
4. Zidentyfikowano błędy w rozliczaniu projektu lub jego dokumentacji.

W ramach współpracy nasi eksperci:
1. Przeanalizują wskazane nieprawidłowości.
2. Przygotują odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
3. Poprowadzą komunikację z instytucją, w tym pisma wskazujące na błędy w interpretacji dokumentów.
4. Przygotują listę błędów i rekomendacji ich uzupełnienia.
5. W razie potrzeby – wprowadzą zmiany.

Blog z SENSEm / 19.02.2021

Co w trawie piszczy - Fundusze Europejskie 2021

Ministerstwo Finansów podaje, że od dołączenia w 2004 roku Polski do Unii Europejskiej do marca 2020 roku polski budżet zasilony został kwotą 181 miliardów euro. Od początku członkostwa Polska wpłaciła do unijnej kasy około 58 mld euro – łączne saldo rozliczeń pomiędzy Polską a Unią Europejską wynosi zatem około 123 mld euro.

JESTEŚ ZAINTERESOWANY?

Zostaw nam kontakt a oddzwonimy w przeciągu 48h!