Dotacje, doradztwo, szkolenia unijne, dofinansowania, środki, pozyskiwanie funduszy unijnych dla firm na rozwój - Poznań, Katowice, Kraków - SENSE consulting
Scroll to top

SENSE > DORADZTWO EUROPEJSKIE > OBSŁUGA I ROZLICZANIE DOTACJI

Skuteczne pozyskanie dofinansowania to tylko jeden z etapów sukcesu projektowego, drugim i równie ważnym jest jego bezpieczna realizacja.

W oparciu o nasze doświadczenie zbudowaliśmy kompleksową ofertę wsparcia. Każde spotkanie z nowym Klientem i jego organizacją to dla nas przygoda i możliwość poznania nowych perspektyw i pomysłów. Nasze wsparcie opiera się o dogłębną analizę potrzeb Klienta i jego organizacji, która poprzez analizę dostępnych źródeł finansowania umożliwia nam poprowadzenie Klienta przez proces aplikacji o środki do dofinansowania i podpisania umowy.

Dialog i rozmowa z Klientem to nasze podstawowe narzędzie pracy.
Zawsze dbamy o to by dobrze zrozumieć wzajemne potrzeby.

Wiemy, że projekt to zestaw powiązanych działań obejmujący zarządzanie zespołem, budżetem i zmianami, który wymaga sprawnej współpracy zespołu i podwykonawców, dlatego ZARZĄDZANIE PROJEKTEM rozpoczynamy od poznania projektu i jego aktualnego statusu.

Ten etap to KICK OFF realizowany w formie warsztatu inicjującego współpracę. Umożliwia poznanie potrzeb Klienta, uszczegółowienie wzajemnych ról stron i członków zespołu, poznanie celów projektu i identyfikację ewentualnych wyzwań. Uznajemy go za gwarancję bezpiecznego początku współpracy.

PODCZAS ETAPU NASI EKSPERCI:

1. Zapoznają się z dokumentacją projektu.
2. Ustalą status działań, ewentualnych opóźnień w realizacji i stopień realizacji budżetu.
3. Zidentyfikują zmiany do wprowadzenia.

Poznanie projektu i jego statusu jest kluczowym etapem umożliwiającym określenie dalszego planu działania. Wiedza o projekcie, potrzebach i wyzwaniach związanych z jego realizacją są gwarantem rozliczenia otrzymanego dofinansowania oraz osiągnięcia założonych wskaźników projektu.

Projekt to ludzie, z którymi pracujemy, a wspólny start to dla nas gwarancja udanej współpracy.

Warsztat i poznanie projektu umożliwiają także przedstawienie i pełne dopasowanie zespołu projektowego, w tym ustalenie zasad wzajemnej współpracy i komunikacji. Usługi zawsze świadczymy ZESPOŁOWO, dlatego w skład zespołu projektowego wchodzą zawsze min. 2 osoby, w tym 1 menedżer. Takie rozwiązanie to gwarancja dostępności usług niezależnie od planów urlopowych czy przerw chorobowych członków zespołu.

W RAMACH WSPARCIA NASI EKSPERCI:

1. Opracują plan prac, w tym plan zamówień.
2. Przygotują i przekażą wzory dokumentów, rekomendacje w zakresie aktualizacji procedur.
3. Stworzą pliki robocze:

  • budżetu projektu,
  • harmonogramu realizacji poszczególnych zadań – przedstawiony w formie wykresu Gantta.

4. Wskażą podstawowe obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie, obejmujące:

  • prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej,
  • wymogi dotyczące promocji projektu,
  • listę dokumentów niezbędnych do przedkładania do wniosków o płatność,
  • realizację i monitorowanie poziom wskaźników projektu.

5. Przekażą pakiet wytycznych horyzontalnych.

Zarządzanie projektem to konieczność łączenia kilku wątków i powiązanych ze sobą działań, dlatego naszych Klientów wspieramy na każdym etapie tego procesu.

Po poznaniu projektu i określeniu zasad współpracy przechodzimy do etapu DORADZTWA W PROCESIE ZARZĄDZANIA PROJEKTEM. Etap ten realizujemy na kilku poziomach:

1. NADZORU nad prawidłowością prowadzonych działań.
2. Wprowadzania niezbędnych ZMIAN.
3. AUDYTU i KONTROLI.
4. TRWAŁOŚCI PROJEKTU.

NADZÓR

W ramach NADZORU nad prawidłowością prowadzonych działań nasi eksperci dbają w szczególności o ich prowadzenie w sposób:

1. Terminowy, obejmujący:

  • przeprowadzanie poszczególnych procedur dotyczących wyboru wykonawców,
  • składane wniosków o płatność,
  • przesyłanie korespondencji, wyjaśnień, dokumentów uzupełniających w związku ze zmianami w projekcie, wnioskami o płatność, procedurami udzielania zamówień.

2. Zgodny z:

  • Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,
  • Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji,
  • umową o dofinansowanie,
  • innymi dokumentami specyficznymi dla danego programu operacyjnego czy IP/IŻ.

Sprawnie komunikujący się zespół projektowy to podstawa bezpiecznej realizacji projektu, dlatego komunikacja jest dla nas tak ważna.

Nasi eksperci zadbają o nadzór nad procesem komunikacji, prowadząc:
1. Kontakt z instytucją w zakresie aktualnego statusu spraw dotyczących zmian, statusów wniosków o płatność, statusów zamówień.
2. Kontakt z Klientem w zakresie odpowiedzi na pytania, pomocy w szukaniu rozwiązań pojawiających się problemów, wskazywania ryzyka podejmowanych działań.
3. Przekazywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym m.in. zmian w dokumentacji, interpretacji, informacji o dostępnych szkoleniach.

Rzeczywistością projektową rządzi zmiana.
Nasi eksperci zadbają o to by przebiegła sprawnie i w zgodzie z celami projektu.

Współpraca na poziomie WPROWADZANIA ZMIAN obejmuje kompleksowe wsparcie, na które składa się:

1. Ustalenie zakresu zmian, weryfikacja możliwości wprowadzenia zamian do projektu.
2. Opracowanie pisma o zmiany we współpracy z Klientem.
3. Wysłanie pisma do Instytucji poprzez SL2014.
4. Nadzór nad korespondencją przychodzącą i terminowością składania ewentualnych uzupełnień.
5. Współpraca w zakresie ewentualnych uwag ze strony Instytucji do złożonego pisma o zmiany.
6. Aktualizacja wniosku o dofinansowanie: na etapie realizacji projektu – po zamkniętym i rozliczonym roku, po zakończeniu realizacji projektu tzw. wniosek czyszczący.

Realizacja projektów unijnych to także konieczność poddania się audytowi i kontroli.
Przy wsparciu naszych ekspertów nie ma mowy o zbędnym stresie.

Poziom AUDYTU i KONTROLI to kolejny etap, który obejmuje pełną analizę dokumentacji projektowej na poszczególnych etapach realizacji. W ramach współpracy oferujemy:

1. Przeprowadzenie audytu projektu w formie spotkania, podczas którego nasi eksperci zweryfikują kompletność i ułożenie dokumentacji projektowej. Audyt przeprowadzamy na życzenie Klienta w dowolnym momencie projektu jak i przed zapowiedzianą kontrolą instytucji.
2. W przypadku kontroli nasi eksperci są gotowi wziąć w niej udział, a także przygotować odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.

Naszym Klientom oferujemy także wsparcie w zakresie utrzymania TRWAŁOŚĆ PROJEKTU poprzez przekazanie informacji na temat obowiązków w okresie trwałości projektu jak i pomoc podczas obowiązku sprawozdawczości w okresie trwałości.

Sukces projektu to zadowoleni ludzie i dobrze rozliczone wydatki.
Nasz zespół wie jak rozliczyć dotację co do grosza.

ROZLICZANIE PROJEKTU

Kolejny etap współpracy to ROZLICZANIE PROJEKTU obejmujące przygotowanie wniosków o płatność. Nasi eksperci gwarantują, że zostaną one złożone starannie i na czas.

Oferujemy przygotowanie wniosków o płatność:

1. Sprawozdawczą.
2. Refundacyjną.
3. Zaliczkową.
4. Końcowy.

Świadczymy także POMOC W REALIZACJI ZAMÓWIEŃ, którą rozpoczynamy od ustalenia planu obejmującego określenie rodzaju procedur dla poszczególnych zamówień. Następnie przechodzimy do szacowania wartości zamówienia – nasi eksperci przygotowują notatkę podsumowującą szacowanie.

W zależności od kwoty planowanych wydatków, nasi eksperci realizują:
1. ROZEZNANIE RYNKU – dla wydatków poniżej 50 tys. PLN netto, obejmujące:

  • informację o sposobie przeprowadzenia zamówienia,
  • opracowanie draftu rozeznania rynku wraz z formularzem ofertowym: na podstawie zapisów dokumentacji aplikacyjnej, dalsza weryfikacja w porozumieniu z zamawiającym – dotyczy szczególnie warunków udziału w postępowaniu,
  • weryfikację otrzymanych ofert pod kątem prawidłowości wypełnienia i zgodności z dokumentem,
  • opracowanie protokołu z rozeznania rynku.
  • weryfikację umowy z Wykonawcą pod kątem zgodności z procedurą

2. ZAPYTANIE OFERTOWE dla wydatków powyżej 50 tys. PLN netto, obejmujące:

  • opracowanie zapytania ofertowego wraz z załącznikami zgodnie z dokumentacją aplikacyjną,
  • współpracę z Zamawiającym w punktach szczególnie istotnych dot. realizacji zamówienia tj.: warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny projektów, warunków zmiany umowy, kar umownych, innych istotnych ze względu na specyfikę zamówienia,
  • publikację zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności.

Kompleksowe świadczenie usług to dla nas priorytet, dlatego przykładamy wagę do szczegółu każdego etapu współpracy.

Na każdym etapie POMOCY W REALIZACJI ZAMÓWIEŃ nasi eksperci współpracują z Klientem, wykonując:
1. Publikację odpowiedzi na pytania Wykonawców w bazie konkurencyjności.
2. Weryfikację złożonych ofert pod kątem kompletności złożonej oferty i zgodności z:

  • zapytaniem ofertowym,
  • kryteriami oceny,
  • przedmiotem zamówienia,
  • warunkami udziału w postępowaniu.

3. Opracowanie protokołu z postępowania ofertowego wraz z załącznikami.
4. Publikację wyników w bazie konkurencyjności.
5. Na prośbę Klienta – weryfikację umowy z wybranym Wykonawcą.

Bezpieczeństwo prowadzenia procedury zapewnia fakt, że usługa jest realizowana przy współpracy z kancelarią prawną.

Nowe wyzwania to nasz motor napędowy.
Chętnie pomagamy w rozwiązywaniu napotykanych w trakcie realizacji projektu trudności.

Nasze usługi realizujemy także w formie bieżącego wsparcia PROJEKTU W POTRZEBIE. To etap, w który angażujemy się w różnych momentach realizacji projektów. Pomagamy sprostać pojawiającym się wyzwaniom by projekt mógł być w dalszym ciągu realizowany w sposób umożliwiający jego sprawne rozliczenie i realizację założonych rezultatów.

Oferujemy wsparcie m.in. w sytuacjach, w których:
1. Kontrola projektu wykazuje nieprawidłowości.
2. Pojawia się konieczność wprowadzenia zaleceń pokontrolnych.
3. Instytucja dokonała interpretacji dokumentów na niekorzyść Beneficjenta.
4. Zidentyfikowano błędy w rozliczaniu projektu lub jego dokumentacji.

W ramach współpracy nasi eksperci:
1. Przeanalizują wskazane nieprawidłowości.
2. Przygotują odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
3. Poprowadzą komunikację z instytucją, w tym pisma wskazujące na błędy w interpretacji dokumentów.
4. Przygotują listę błędów i rekomendacji ich uzupełnienia.
5. W razie potrzeby – wprowadzą zmiany.

Blog z SENSEm / 8.12.2020

160 mln dla PCSS

2020 rok zamykamy niezwykłym sukcesem. Niezwykłym, bo nie codziennie możemy do licznika skuteczności dopisać 160.000.000 polskich złotych.

To już kolejny projekt opracowany przez nas na rzecz Poznańskiego Centrum Superkomputerowo-Sieciowego afiliowanego przy Instytucie Chemii Bioorganicznej PAN.

JESTEŚ ZAINTERESOWANY?

Zostaw nam kontakt a oddzwonimy w przeciągu 48h!