Dobra komunikacja podstawą udanej realizacji projektu badawczo-rozwojowego
BLOG | 17 maja 2024 r.
Od wielu lat pomagam przedsiębiorcom i ich przedstawicielom w prawidłowej realizacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej i wiem, że dobra komunikacja to fundament udanej realizacji projektu badawczo-rozwojowego. Dlaczego? Z uwagi na szczególny charakter tego rodzaju projektów. Wynika on z faktu, że zaplanowany harmonogram pracy i rezultat, który chcemy osiągnąć niekoniecznie musi być zgodny z tym, co zaplanowaliśmy a wyniki poszczególnych etapów prac mogą się różnić od tych założonych.
Opis całego przedsięwzięcia zawarty jest we wniosku o dofinansowanie, wszystkie wytyczne dotyczące jego realizacji znajdują się w umowie o dofinansowanie i wytycznych, które nas obowiązują. Teoretycznie więc realizacja takiego projektu wydaje się prosta, jednak każdego dnia borykamy się z różnymi problemami, większymi lub mniejszymi, które są lub mogą być pewnym odstępstwem od założeń i powinniśmy na bieżąco na nie reagować. Projekt przecież żyje.
Dlaczego dobry kick off projektu oraz kontrakt na bieżącą komunikację jest najważniejszy w dobrej realizacji projektu?
Dlatego, że każdy z członków zespołu powinien wiedzieć, jaka droga przed nami, za co odpowiada, w ramach jakich przepisów i wytycznych będziemy się poruszali w ciągu najbliższego roku, dwóch, a może i dłużej, i dlaczego warto ze sobą rozmawiać czasem nawet codziennie.
Kick off - czyli oficjalne rozpoczęcie projektu
Jest to kluczowy moment, który wpływa na przyszły przebieg i sukces projektu. Warto dobrze zaplanować realizację projektu zaczynając od:
- jasnego zdefiniowanie celów i zakresu projektu – określenie tych elementów pozwoli nam na uniknięcie nieporozumień i skupienie się na właściwych działaniach od samego początku,
- przedstawienie harmonogramu i budżetu – co pozwoli wszystkim członkom na zapoznanie się z kluczowymi terminami oraz wydatkami zaplanowanymi do poniesienia. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy projektu mieli pełną świadomość finansowych ograniczeń i procedur związanych z kwalifikowalnością kosztów,
- omówienie ról i odpowiedzialności – jasne przypisanie ról i odpowiedzialności poszczególnym członkom zespołu jest kluczowe dla efektywnej realizacji projektu. Dzięki temu każdy wie, jakie ma zadania i do kogo może się zwrócić w razie potrzeby.
Dlatego na spotkanie poza kierownikiem B+R, który odpowiada za merytoryczną jego realizację, zapraszam również przedstawiciela/kę księgowości, specjalistę/kę od spraw marketingu i asystenta/kę projektu. Zespół ten bowiem odpowiada m.in. za:
- prawidłowe ujęcie kosztów w wyodrębnionej ewidencji księgowej, powinien więc znać budżet i wydatki, które ponosimy w projekcie,
- promocję projektu, która jest ważną jego częścią, a brak działań może wiązać się z korektą finansową w wysokości od 0,5-3% kosztów,
- obieg dokumentów i ich archiwizację.
Jeśli któryś ze wskazanych obszarów nie będzie wystarczająco dobrze zaopiekowany, czekają nas dodatkowe wyjaśnienia, korekty lub bałagan, nad którym z czasem trudno będzie zapanować.
Bieżąca komunikacja w projekcie B+R - fundament sukcesu
Obejmuje ona nie tylko wewnętrzną wymianę informacji między członkami zespołu, ale przede wszystkim zewnętrzną z doradcą odpowiedzialnym za nadzór, zarządzanie i prawidłowe rozliczenie projektu. Warto się komunikować jak najczęściej, bo:
- regularne konsultacje umożliwiają bieżącą kontrolę postępów i szybką reakcję na pojawiające się problemy. Dzięki temu możemy na nie reagować, aby uniknąć niekwalifikowalnych kosztów i opóźnień;
- nadzór nad poprawnością przygotowanych dokumentów i opracowanie wniosków o płatność są kluczowe dla zapewnienia, że wszystkie wydatki są odpowiednio udokumentowane i kwalifikowalne. Regularna komunikacja między działem księgowości a zespołem projektowym jest niezbędna do weryfikacji poprawności dokumentów;
- przesunięcia wydatków między zadaniami, opiniowanie zmian w budżecie oraz inne modyfikacje projektu muszą być komunikowane i zatwierdzane w sposób transparentny i zgodny z umową o dofinansowanie. Otwarta komunikacja pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i minimalizowanie ryzyka niekwalifikowalnych wydatków;
- omawianie potencjalnych ryzyk i sposobów ich zarządzania pozwala na proaktywne podejście do problemów, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Dzięki temu jesteśmy na ewentualne trudności.
Komunikacja i dobrze przeprowadzony kick-off są fundamentami sukcesu projektów badawczo-rozwojowych. Dzięki nim możliwe jest skuteczne zarządzanie projektem, minimalizowanie ryzyka niekwalifikowalnych kosztów oraz osiąganie zamierzonych celów. Regularne konsultacje, audyt dokumentów i aktywna współpraca zapewniają, że projekt będzie realizowany zgodnie z planem i przyniesie oczekiwane rezultaty.
Powyższy artykuł nie wyczerpuje tematu udanej realizacji projektów badawczo-rozwojowych. Dlatego jeśli chcesz się dowiedzieć więcej lub jesteś zainteresowany_a wspólną realizacją takiego projektu, skontaktuj się ze mną już dziś.
Autorka tekstu
Monika Antek
Dyrektor Działu Projektów Europejskich
Specjalistka z ponad 10-letnim doświadczeniem w realizacji, obsłudze i zarządzaniu projektami dofinansowanymi z Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Lubi bezpośrednią pracę z klientem z satysfakcją prowadzi osobiście klientów przez zawiłe procedury projektowe. Ukończyła Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu na kierunku finanse i rachunkowość a także studia podyplomowe z Psychologii Zarządzania na Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu, posiada certyfikat samodzielnego księgowego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oddział w Poznaniu.
Lubi znajdować rozwiązania trudnych sytuacji i odnajduje się w milionach groszy dofinansowania, dotychczas żaden jej nie uciekł. Poza pracą relaksuje się przy muzyce elektronicznej i spacerując.
