4 najważniejsze punkty zapytania ofertowego przy realizacji zamówienia na przykładzie zakupu maszyny
BLOG | 21 czerwca 2024 r.
Otrzymanie pozytywnej decyzji o dofinansowaniu projektu to ważny krok, ale najtrudniejszy proces dopiero się zaczyna – realizacja projektu. Po dobrym kick-off i ustaleniu zasad komunikacji oraz współpracy (o którym pisałam w poprzednim artykule: Dobra komunikacja podstawą udanej realizacji projektu badawczo-rozwojowego!) możemy przejść do wyboru wykonawców.
Wielu beneficjentów już wie, z kim chce współpracować, jaką konkretnie maszynę, urządzenie czy oprogramowanie chce kupić, zna producenta, model i termin dostawy. Jednak wytyczne w zakresie kwalifikowalności zobowiązują nas do przeprowadzenia zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności dla wydatków powyżej 50 tys. zł netto i umieszczenia tego zapytania w bazie konkurencyjności, aby zapewnić do niego dostęp możliwie szerokiej grupie wykonawców, którzy mogą je zrealizować.
Jak zatem przygotować się i o co warto zadbać, aby zapewnić równy dostęp do zamówienia, nie dyskryminując innych wykonawców, których być może nie znamy, ale są w stanie dostarczyć podobną maszynę lub oprogramowanie w niższej cenie lub lepszych parametrach?
Oto cztery najważniejsze punkty zapytania ofertowego, które warto dokładnie przemyśleć na etapie realizacji zamówienia na przykładzie zakupu maszyny:
1. Prawidłowy opis przedmiotu zamówienia
Opis przedmiotu zamówienia we wniosku o dofinansowanie, z racji ograniczonej liczby znaków, zawiera minimalne i podstawowe parametry danej maszyny. Przy tak ogólnych parametrach możemy otrzymać różne maszyny, które niekoniecznie będą spełniały nasze potrzeby, funkcjonalności czy umożliwią realizację założonych celów projektu. Przygotowując opis przedmiotu zamówienia, pamiętajmy o:
- Doprecyzowaniu parametrów i ich uszczegółowieniu w sposób, który nie ogranicza do jednego modelu czy producenta. Nie możemy też na etapie zamówienia rozszerzać ich funkcjonalności o nowe, których wcześniej nie planowaliśmy. Przykład: w ramach jednego z projektów inwestycyjnych beneficjent kupował prasę hydrauliczną. We wniosku o dofinansowanie wpisane były trzy podstawowe parametry: nacisk, moc i wymiary. Na etapie opisu przedmiotu zamówienia konieczne było doprecyzowanie parametrów prasy, aby beneficjent mógł wprowadzić na rynek nowy produkt zaplanowany w ramach inwestycji, takie jak wysokość dziurkowania czy parametry stacji wytłaczania. Na etapie oceny przez instytucję pośredniczącą dokumentów z zamówienia i tak niezbędne było przedstawienie dodatkowych wyjaśnień potwierdzających, że dodatkowe, uszczegóławiające parametry nie rozszerzają jej funkcjonalności o nowe, nieprzewidziane w dokumentacji.
- Unikaniu nazw własnych i konkretnych rozwiązań producenta. Jeśli jest to niezbędne, aby dane urządzenie było kompatybilne np. z maszynami, których już używamy, uzupełniamy opis zapisami równoważnymi i, co najważniejsze, opisujemy sposób ich równoważności, wskazując funkcje, które muszą spełnić. Przykład: chcemy kupić maszynę LISSMAC MBS 502, konieczne jest dopisanie „lub równoważną” i wskazanie parametrów równoważności, tj. maszynę do cięcia pustaków z betonu komórkowego Ytong na sucho o wysokości cięcia 400 mm i długości cięcia 700 mm.
- Rozważeniu, co poza parametrami maszyny jest jeszcze ważne lub może być ważne podczas jej użytkowania czy na wypadek awarii. Warto pomyśleć np. o szkoleniach pracowników obejmujących obsługę czy programowanie maszyny, długości gwarancji – przecież ma ona służyć nie tylko przez okres realizacji projektu, ale minimum do końca okresu trwałości, serwisie naprawczym. Zastanówmy się, jak awaria maszyny i konieczność wymiany elementu, który nie jest dostępny od ręki, wpłynie na procesy w organizacji. Opis przedmiotu zamówienia powinien być jasny, precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich potencjalnych oferentów w taki sam sposób.
2. Warunki udziału w postępowaniu
Warunki udziału nie są obowiązkowym elementem, ale pamiętajmy, że zamówienie jest publiczne, a szeroki krąg dostawców śledzi zamówienia. Warto zastanowić się, jakie doświadczenie powinien mieć wykonawca, jakie zasoby techniczne posiadać, aby zrealizować zamówienie. Często słyszę, że ktoś powinien mieć kilkukrotnie większe doświadczenie niż przedmiot zamówienia – chcemy dostawy jednej maszyny, a oczekujemy doświadczenia w dostawie dziesięciu maszyn.
Czy warunek ten można uznać za proporcjonalny do przedmiotu zamówienia? Nie, należy pamiętać, żeby warunki te były adekwatne do przedmiotu zamówienia, który chcemy zrealizować, ponieważ ustanowienie warunków wyższych może wiązać się z zarzutem dyskryminacji i nałożeniem korekty finansowej.
3. Kryteria oceny ofert
Oczywiście w ramach realizacji projektu musimy zapewnić racjonalne i efektywne wydatkowanie środków, to nie oznacza jednak, że naszym jedynym kryterium wyboru oferty musi być cena. Warto zastanowić się nad dodatkowymi kryteriami związanymi z przedmiotem zamówienia, jak zapewnienie pomocy technicznej czy serwisu na wypadek awarii. Istotnym elementem mogą być również parametry techniczne, np. te związane z lepszą wydajnością maszyny czy oszczędnością zużywanej energii
4. Warunki zmiany umowy
Często niedoceniany i pomijany element przy zapytaniu ofertowym. Przyjmujemy pozytywny scenariusz, że umowa zostanie zrealizowana w terminie, zgodnie z przedmiotem zamówienia, i nie planujemy na etapie zapytania podpisywania aneksów do umowy której jeszcze nie zawarliśmy. Pandemia Covid-19 była idealnym momentem, aby zweryfikować zapisy umów i warunków ich zmiany. Nierzadko bowiem mamy do czynienia z sytuacją, gdzie są opóźnienia w dostawie wynikające z opóźnień w transporcie czy produkcji.
Zdarzają się sytuacje, gdzie zespół wykonawcy, który był zaplanowany do realizacji zamówienia, się zmienia, albo na etapie realizacji zamówienia okazuje się, że dane urządzenie lub jego element został wycofany i wprowadzony jest nowy, o innych parametrach niż wskazane w opisie zamówienia. Bez przewidzenia takich sytuacji i wprowadzenia zapisów, które umożliwią nam zawarcie aneksu z wykonawcą, może powstać problem prawidłowej realizacji całego zamówienia.
Powyższy artykuł nie wyczerpuje tematu udanej realizacji projektów dotacyjnych. Dlatego jeśli chcesz się dowiedzieć więcej lub jesteś zainteresowany_a współpracą przy rozliczaniu projektów unijnych, skontaktuj się ze mną już dziś.
Autorka tekstu
Monika Antek
Dyrektor Działu Projektów Europejskich
Specjalistka z ponad 10-letnim doświadczeniem w realizacji, obsłudze i zarządzaniu projektami dofinansowanymi z Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Lubi bezpośrednią pracę z klientem z satysfakcją prowadzi osobiście klientów przez zawiłe procedury projektowe. Ukończyła Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu na kierunku finanse i rachunkowość a także studia podyplomowe z Psychologii Zarządzania na Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu, posiada certyfikat samodzielnego księgowego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oddział w Poznaniu.
Lubi znajdować rozwiązania trudnych sytuacji i odnajduje się w milionach groszy dofinansowania, dotychczas żaden jej nie uciekł. Poza pracą relaksuje się przy muzyce elektronicznej i spacerując.
