Jak zepsuć dobry projekt B+R, czyli 5 najczęściej popełnianych błędów przy Ścieżce SMART
BLOG | 8 czerwca 2024 r.
Właściwe przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektów badawczo-rozwojowych jest kluczowym krokiem na drodze do pozyskania środków unijnych np. w ramach Ścieżki SMART.
Dbałość o każdy detal, jasne przedstawienie celów i metod badawczych, a także odpowiednia dokumentacja to podstawowe elementy, które decydują o sukcesie wniosku. W niniejszym artykule przedstawiam pięć najczęściej popełnianych błędów przez Wnioskodawców, które mogą prowadzić do odrzucenia ich projektów. Zrozumienie tych błędów i świadomość, jak ich unikać, jest niezbędne do przygotowania wniosku, który spełni wszystkie kryteria i uzyska pozytywną ocenę.
Jakie są najczęstsze błędy przy przygotowywaniu projektu badawczo-rozwojowego (B+R)?
1. Brak jasnego określenia charakteru badawczo-rozwojowego projektu
Na czym polega błąd: Wnioskodawcy nie precyzują, które zadania mają charakter badawczy, a które rozwojowy oraz nie odnoszą ich do poziomów gotowości technologicznej (TRL). Niejasne określenie charakteru B+R uniemożliwia właściwą ocenę projektu pod kątem jego innowacyjności i zgodności z wymaganiami. W rezultacie, wniosek może zawierać zadania, które w ogóle nie spełniają definicji B+R, jak np. zadania związane z rutynowymi pracami technicznymi lub komercjalizacją. Projekty, które nie spełniają kryteriów B+R, są odrzucane na etapie oceny.
Jak powinno być? Projekt powinien jasno wskazywać, które zadania są związane z badaniami przemysłowymi lub pracami rozwojowymi. Opis powinien zawierać szczegółowe informacje na temat metod badawczych, celów naukowych oraz planowanych wyników, zgodnie z definicjami zawartymi w odpowiednich regulacjach i podręcznikach, takich jak Frascati Manual czy Oslo Manual. Planowane do realizacji zadania powinny być również osadzone w ramach odpowiadających im poziomów gotowości technologicznej.
2. Nieadekwatne uzasadnienie innowacyjności
Na czym polega błąd: Wnioskodawcy nie dostarczają wystarczających dowodów na nowość rozwiązania w kontekście polskiego rynku. Opisy innowacji są często ogólne i nie wykazują wyraźnie, czym projekt różni się od istniejących rozwiązań. Brak adekwatnego uzasadnienia innowacyjności prowadzi do odrzucenia wniosku, ponieważ komisja oceniająca nie jest w stanie stwierdzić, czy projekt rzeczywiście wnosi nowość i wartość dodaną w stosunku do istniejących rozwiązań.
Jak powinno być? Wnioskodawcy powinni dostarczyć szczegółowe analizy rynku oraz porównania z istniejącymi rozwiązaniami. Opis innowacji powinien wykazywać, w jaki sposób projekt przewyższa aktualnie dostępne technologie czy produkty oraz jak spełnia zidentyfikowane potrzeby odbiorców. Ponadto, innowacyjność powinna zostać potwierdzona odpowiednimi miernikami (wskaźnikami) odnoszącymi się do konkurencyjnych rozwiązań.
3. Niewystarczająca dokumentacja przeprowadzonych prac B+R (dotyczy wdrożenia wyników prac B+R)
Na czym polega błąd: Wnioskodawcy nie dostarczają pełnych i odpowiednich dokumentów potwierdzających zakończenie i odbiór prac B+R. Brakuje szczegółowych raportów, umów, faktur oraz dokumentów księgowych, które są niezbędne do udokumentowania przeprowadzonych prac B+R. Brak odpowiedniej dokumentacji uniemożliwia ocenę rzeczywistego zakresu i rezultatów przeprowadzonych prac B+R. Komisja oceniająca uznaje wówczas, że prace te nie zostały wykonane w sposób zgodny z wymaganiami, co prowadzi do odrzucenia wniosku.
Jak powinno być? Wnioskodawcy powinni zgromadzić i przedstawić kompletną dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie prac B+R, w tym szczegółowe raporty z badań, umowy z wykonawcami, faktury, dokumenty księgowe oraz potwierdzenia odbioru prac. Dokumenty te muszą być zgodne z wymaganiami formalnymi i merytorycznymi.
4. Niedostateczne przedstawienie źródeł finansowania
Na czym polega błąd: Wnioskodawcy prezentują mało realistyczny plan finansowy, niepoparty odpowiednią dokumentacją, który nie uzasadnia zdolności do sfinansowania projektu bez uszczerbku na codziennej działalności. Nieadekwatny plan finansowy sugeruje brak przygotowania i realnej zdolności do realizacji projektu, co prowadzi do odrzucenia wniosku o dofinansowanie.
Jak powinno być? Projekty wymagają stabilnego i przejrzystego finansowania, aby zapewnić ich pełną realizację i osiągnięcie założonych celów. Wnioskodawcy powinni opracować szczegółowy plan finansowy, który jasno wskazuje źródła finansowania (np. własne środki, kredyty, inne dotacje), formę finansowania (zaliczki, refundacje) oraz ich wysokość. Plan powinien być realistyczny, wiarygodny i spójny z wymaganiami.
5. Nieprzestrzeganie zasad horyzontalnych, zgodności z Kartą Praw Podstawowych oraz zasad zrównoważonego rozwoju
Na czym polega błąd: Wnioskodawcy nie zwracają uwagi na konieczność spełnienia wymagań dotyczących zasad horyzontalnych (równości szans, niedyskryminacji), zgodności z Kartą Praw Podstawowych oraz zasad zrównoważonego rozwoju. Brak szczegółowych opisów, jak projekt spełnia te wymagania lub wykazuje neutralność, prowadzi do odrzucenia wniosku, ponieważ projekty muszą być realizowane w sposób zgodny z fundamentalnymi wartościami UE. Niezgodność z tymi zasadami sugeruje, że projekt może negatywnie wpływać na społeczeństwo lub środowisko.
Jak powinno być? Wnioskodawcy powinni dokładnie opisać, jak projekt spełnia zasady równości szans, niedyskryminacji oraz jak jest zgodny z Kartą Praw Podstawowych. Należy także przedstawić, w jaki sposób projekt wspiera zrównoważony rozwój, w tym zgodność z co najmniej dwiema zasadami z 6R oraz adekwatne wskaźniki środowiskowe. Opis powinien być szczegółowy, mierzalny i weryfikowalny.
Chcesz wiedzieć, jak powinien wyglądać wzorcowy projekt B+R?
Obejrzyj materiał video, w którym odpowiadam na to pytanie na przykładzie naszego klienta, firmy AutonomyNow , której innowacyjny projekt otrzymał w zeszłym roku dotację ze Ścieżki SMART.
Podsumowanie
Kluczowym obowiązkiem Wnioskodawcy jest uzasadnienie, że projekt przyczyni się do opracowania innowacyjnego rozwiązania oraz przedstawienie odpowiednich dowodów na jego unikalność i wartość dodaną. Każdy element wniosku musi być starannie przygotowany, aby spełnić wszystkie wymagania formalne i merytoryczne. Tylko dzięki skrupulatnemu podejściu i dbałości o szczegóły można zwiększyć szanse na uzyskanie dofinansowania i zrealizowanie ambitnych celów badawczo-rozwojowych.
Tegoroczny nabór do Ścieżki SMART rusza już 27 czerwca.
Jeśli więc chcesz złożyć dobry projekt B+R w ramach tego konkursu zgłoś się do nas już dziś - przygotujemy Twój projekt.
Autor tekstu
Adam Nowak
Menedżer zespołu dotacji
Związany z Funduszami Europejskimi od 2014 roku, a od 8 lat zawodowo zajmuje się opracowywaniem projektów współfinansowanych ze środków unijnych i krajowych dla organizacji, w tym przedsiębiorstw, jednostek samorządu terytorialnego czy podmiotów leczniczych.
Specjalizuje się w projektach inwestycyjnych, badawczo-rozwojowych, z zakresu tworzenia nowych produktów i usług oraz wspierających proces internacjonalizacji. Dla klientów pozyskał dotychczas prawie 300 mln zł dofinansowania. W swoim portfolio posiada ponad setkę projektów, w tym opracowane wnioski, biznesplany i studia wykonalności. Geograf z wykształcenia i zamiłowania, absolwent studiów II stopnia na kierunku gospodarka przestrzenna Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.
Autor i współautor 3 artykułów naukowych w obrębie geografii społeczno-ekonomicznej. Miłośnik sportu, w szczególności żużla. Podróżnik, otwarty na nowe pasje – obecną jest squash.
