ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI INNOWACYJNYMI

W SENSE consulting projektami zarządzamy na co dzień. Wyznaczamy cele, określamy kamienie milowe, identyfikujemy ryzyka i podejmujemy działania zapobiegawcze. Ponad wszystko jednak obserwujemy ciągle zmieniającą się rzeczywistość wokół nas i elastycznie reagujemy, by nie stracić z oczu celu, jakim jest dostarczenie wartości klientowi. A że kręci nas także tworzenie innowacji, dziś chcemy podzielić się z Wami naszą praktyczną wiedzą, jak w podejściu zwinnym zarządzać projektami innowacyjnymi.

Zwinne zarządzanie projektami 
Są projekty, w których budujemy plany, ściśle określamy harmonogramy i wkładamy wiele wysiłku w kontrolę wykonalności. Projekty innowacyjne nauczyły nas jednak, że w otoczeniu cechującym się wysoką dynamiką i złożonością tradycyjne podejście się nie sprawdza. W swojej naturze projekty innowacyjne mają wysoki poziom nieprzewidywalności, a przez to wymagają stałej reaktywności i elastyczności. Z tego względu rezygnujemy dziś z tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami na rzecz zwinnego prowadzenia projektów i zespołów.

Główne zasady w zarządzaniu projektami innowacyjnymi

Jeśli chcesz zwinnie zarządzać projektami, pamiętaj:

• Określ wizję – nie buduj listy celów na starcie, tylko opracuj ogólną koncepcję tego, co ma być efektem projektu.
• Podążaj za klientem – w projektach innowacyjnych głównym celem staje się stałe podążanie za potrzebami klienta, które poznajemy w iteracyjnym procesie ich doprecyzowywania.
• Automatyzuj – obuduj się narzędziami, które pozwolą ci eliminować marnotrawstwo czasu na kwestie administracyjne, a jednocześnie zapewnią bezpieczeństwo i zgodność z wymogami formalno-prawnymi.
• Bądź responsywny i elastyczny – wprowadzaj zmiany w planie projektu, jeśli tylko potrzeby klienta i produktu tego wymagają.

Już w 2005 roku Coplien i Harrison wskazali główne zasady zwinnego zarządzania projektami. Zgodnie z nimi:

• Upraszczaj procesy.
• Stale reaguj na zachodzące zmiany w otoczeniu.
• Koncentruj się na maksymalizacji wartości i myśl w kategoriach potrzeb klienta.
• Buduj procesy projektowe wokół płynnego dostarczania wartości dla klienta.
• Dostarczaj małe, cząstkowe wartości.
• Zadbaj o szybki i efektywny przepływ informacji pomiędzy interesariuszami projektu.

Pamiętaj, że wysoki poziom niepewności w projektach innowacyjnych sprawia, że charakteryzują się większym poziomem ryzyka oraz większą dynamiką samego procesu projektowego. Nierzadko prowadzone są metodami kreatywnymi opartymi o głębokie zrozumienie potrzeb klienta w iteracyjnym procesie budowania rozwiązań i ciągłego doskonalenia. A ponieważ każdy test i każde spotkanie z klientem może dostarczyć nam nowych wiadomości ważnych z punktu widzenia efektu projektu, musimy nauczyć się szybko dostosowywać do zmiennych uwarunkowań projektu, a nie sztywno trzymać się planu.

Zarządzanie zespołem tworzącym innowację

Zarówno w podejściu tradycyjnym, jak i w zwinnym zarządzaniu projektami kluczową rolę przypisujemy kierownikowi. To on koordynuje pracę wszystkich członków zespołu, identyfikuje interesariuszy projektu, nadzoruje plan, budżet i harmonogram projektu. Zarządzanie zespołem tworzącym innowację wymaga jednak, by kierownik nie tyle był głową, co sercem zespołu. Jak to zrobić?

1. Angażuj – zarządzaj demokratycznie i pytaj pracowników o zdanie tak często, jak to tylko możliwe.
2. Pamiętaj, że trzy główne potrzeby twojego zespołu to potrzeba motywacji, autonomii i kompetencji.
3. Deleguj nie tylko zadania, ale też uprawnienia. Daj członkom zespołu sprawczość, a sam dbaj o spójność projektu i jego dynamikę.
4. Bądź nauczycielem, a nie kontrolerem i „wszystkowiedzącym” autorytetem.
5. Zaufaj swojemu zespołowi i wspieraj go, gdy zachodzi taka potrzeba.

Nasz ekspert i trener Tomasz Kopczyński w artykule naukowym „Rola i kompetencje kierownika projektu w zwinnym zarządzaniu projektami na tle tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami” wskazuje, że uwaga kierownika projektu innowacyjnego jest skierowana „nie tylko na realizację planu, utrzymanie zakresu projektu oraz zasoby, ale również na czynniki zewnętrzne, które mogą mieć wpływ na projekt. Monitorowanie otoczenia projektu oraz szybkie reagowanie i płynne dostosowywanie się do zmiennych warunków jest cechą charakterystyczną stylu kierowniczego w zwinnym zarządzaniu projektami. Kierownik projektu odgrywa rolę pewnego rodzaju „jednostki wsparcia”, która stwarza warunki do tego, aby możliwe było sprawne funkcjonowanie zespołu oraz grupowe podejmowanie decyzji zorientowane na cel. Kiedy coś nie działa dobrze i pojawiają się problemy, których zespół nie może rozwiązać, kierownik, który ciągle śledzi przebieg realizacji projektu, udziela wskazówek, aby zespół był w stanie zrealizować cel, ale nie rozwiązuje problemu za swoich podwładnych. Kierownik projektu w zwinnym zarządzaniu zespołem jest mentorem i trenerem, który poprzez dawanie przykładu, uczenie, poznawanie potrzeb klientów, typów osobowości członków zespołu oraz reagowanie na konflikty tworzy optymalne środowisko projektowe. Na podstawie roli i znaczenia kierownika projektu w zwinnym środowisku projektowym można wskazać grupy kluczowych kompetencji niezbędnych w zwinnym środowisku projektu. Należą do nich: styl budowania relacji, poszukiwanie innowacji, podejście do zmian, transfer informacji oraz zdolność budowania wizji”.

W naszej codziennej pracy wspieramy kierowników projektów w rozwijaniu kompetencji przywódczych. Pracujemy metodami zorientowanymi na kreatywne rozwiązywanie problemów. Staramy się inspirować innych, ale też sami szukamy inspiracji na zewnątrz. Jeśli jesteś zainteresowany poszerzaniem wiedzy w tym zakresie, skontaktuj się z nami, a my postaramy się Ci pomóc.