Automatyzacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwach

Digitalizacja to must have, jednak dla wielu organizacji jest to temat wciąż odległy i niedostępny. Automatyzacja procesów biznesowych i administracyjnych ułatwia funkcjonowanie działań w przedsiębiorstwach, więc warto dowiedzieć się jak może zostać użyta na potrzeby MŚP. Kiedy i w jaki sposób automatyzacja powinna zostać wprowadzona do organizacji?

CZYM ZAJMUJE SIĘ CENTRUM BADAŃ I ROZWOJU NOWOCZESNYCH TECHNOLOGII W GRZYMYSŁAWICACH?

Od 2018 centrum jako jednostka edukacyjna jest częścią struktury Powiatowego Centrum Edukacji Zawodowej. Jesteśmy w pełni wyposażeni w pracownie służące prowadzeniu efektywnego kształcenia zawodowego dla uczniów i dorosłych. Wspieramy przedsiębiorstwa w dążeniu do fabryk przyszłości.

CO OBEJMUJE AUTOMATYZACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH?

Najprostsza definicja tego zagadnienia mówi, że automatyzacja procesów biznesowych ma za zadanie wesprzeć człowieka w jego pracy zastępując prace czasochłonne, monotonne i powtarzalne. W taki sposób zaoszczędza czas działań organizacji i w końcowym efekcie pozwala uwolnić potencjał ludzki do zadań, w których maszyny nie są w stanie wykonać.

OD CZEGO ZACZĄĆ TRANSFORMACJĘ CYFROWĄ?

Na samym początku należy przyjrzeć się i odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie procesy należy zautomatyzować w naszej organizacji, aby miały wpływ na zwiększenie wydajności? Taka analiza pomoże stwierdzić, czy cyfryzacja jest w ogóle potrzebna danemu MŚP. 

Nie wszystkie procesy należy automatyzować, ponieważ niektóre z nich nie wpływają na ogólny cel produkcyjny lub ekonomiczny w MŚP. Dogłębna weryfikacja potrzeb zmian pomoże zespołowi w podejmowaniu decyzji odnośnie wprowadzenia transformacji cyfrowej niezbędnej w danych obszarach firmy.

CZY ISTNIEJE POWSZECHNY ZESTAW PROCESÓW W KAŻDYM PRZEDSIĘBIORSTWIE, KTÓRE NALEŻY AUTOMATYZOWAĆ BEZ ANALIZY?

Odpowiedzią na to pytanie jest definicja. Każde przedsiębiorstwo różni się od siebie- tak samo procesy w nich istniejące. Należy pamiętać, że automatyzacja nie lubi zmiennych, dlatego im bardziej stabilne działania zostaną poddane transformacji cyfrowej, tym lepiej dla indywidualnego MŚP.

Analiza dojrzałości cyfrowej organizacji jest kluczowa. Jednak najpowszechniejsze procesy w funkcjonowaniu każdego MŚP nierzadko się powtarzają, co nie oznacza, że w każdej organizacji będą potrzebne np. faktoring, ofertowanie czy mailing.

CO OPRÓCZ ANALIZY JEST NIEZBĘDNYM KAMIENIEM MILOWYM? 

Skrupulatne i systematyczne wprowadzanie danych to jest klucz do sukcesu współpracy z automatyzacją, a ta odpowiedzialność leży po stronie człowieka.

Powszechny zwrot stosowany w obszarze technologii informacji to “Garbage in Garbage out”, w skrócie GIGO ( pol. śmieci na wejściu- śmieci na wyjściu) mówi o tym, że nawet gdy program lub procedura przetwarzania były poprawne, wyniki przetwarzanych błędów danych, będą błędne. Żaden system nie ulepsza i nie modyfikuje danych pod względem ich wartości- one mają za zadanie dać nam tylko wskazówkę co należy robić dalej, a nie zmieniać je same w sobie.

CO Z ZAUFANIEM PRACOWNIKÓW DO TRANSFORMACJI CYFROWEJ?

Robotyzacja eliminuje człowieka w pracy- jest to mit powszechny, z którym walczą osoby edukujące w temacie transformacji cyfrowej. Wprowadzanie jej uwalnia potencjał ludzi i zagospodarowuje ich zasoby do innej pracy równie istotnej dla organizacji. Mówi się, że zmiany w obszarze transformacji cyfrowej  się zwrócą do roku, ale to nie oznacza, że Ci pracownicy nie mają co robić. 

Pracownicy dostają wsparcie transformacji i jednocześnie stają się specjalistami w zakresie programowania, ponieważ zarządzają systemami automatyzacji. Stają się właścicielami narzędzia w pracy, a nie jego wrogiem, który zajmie ich etat. Po stronie kadry menadżerskiej leży odpowiedzialność, aby uświadomić zespół właśnie w tym temacie i podkreślić, że to jest narzędzie do szukania rozwoju w organizacji, a nie sposób cięcia kosztów.

JAKICH PUŁAPEK NALEŻY UNIKAĆ?

Cierpliwość jest istotna w procesie wprowadzania transformacji cyfrowej. Istnieje wiele zagrożeń ze strony człowieka w podejściu do transformacji cyfrowej, dlatego odpowiednia edukacja i analiza własnych, indywidualnych potrzeb w MŚP dopiero da odpowiednie efekty, jakich oczekujemy od przeprowadzonej zmiany. 

80% planowania i 20% działania to zasada, jakiej powinien trzymać się zespół podczas pracy z automatyzacją. Stała kontrola funkcjonowania procesów i definiowanie wyników pozwoli szybko stwierdzić w MŚP, czy dany proces służy organizacji czy może szkodzi.

Wprowadzanie transformacji cyfrowej do MŚP nie powinno być decyzją impulsywną, wynikającą z zachwytu technologicznego, a stałe budowanie świadomości kadry zarządzającej oraz zespołu przynosi najlepsze efekty.