Scroll to top

Efektywność zespołu

Każda grupa osób nastawiona na osiągnięcie wspólnego celu przechodzi od czasu do czasu kryzys, który nadszarpuje jej potencjał produktywności. To lider jest odpowiedzialny za to, by owe kryzysy nie wpłynęły negatywnie na efekt. W SENSE Consulting wychodzimy z założenia, iż wszyscy jesteśmy liderami w pewnych określonych okolicznościach i wszyscy możemy wykorzystać nasze prywatne doświadczenia w biznesie. Znajdując się w roli przywódcy, niezależnie od tego, czy jest to rola rodzica, kapitana amatorskiej drużyny sportowej, czy menedżera działu sprzedaży każdy jest w stanie zauważyć, jak szybko może spaść efektywność naszego teamu. Dlaczego jest nam tak ciężko wytrwać na najwyższych obrotach? Jak zmotywować grupę, kiedy jesteśmy odpowiedzialni za jej wyniki? Przygotowaliśmy kilka prostych do zaaplikowania wskazówek.

Czym jest efektywność zespołu?

W pierwszej kolejności zastanówmy się, czym właściwie jest efektywność? Dla większości z nas jest ona niemalże jednoznaczna z wykonaniem zadań zgodnie z potrzebą lub tak, by przewyższyć wszelkie oczekiwania. Na wstępie warto więc przytoczyć słowa: w życiu najważniejsza jest średnia prędkość, nie jej jednorazowy rekord. Powinny nas one zainspirować, by myśleć o produktywności w sposób rozsądny. Nikt nie jest w stanie pracować 16 godzin na dobę i zachwycić każdego klienta. Nawet jeśli jakimś cudem nadgodziny staną się normą w Twojej firmie i z początku odniesiecie sukcesy, możesz być pewien, że jakość wykonywanej pracy na dłuższą metę znacznie ucierpi. Umiejętność myślenia dalekowzrocznego jest natomiast jedną z najbardziej pożądanych cech u kadry menedżerskiej.

Teraz zastanówmy się, jak to jest przewodzić samemu sobie, by móc sprecyzować, czym jest efektywność, na potrzeby produktywnego przewodzenia zespołowi. Ewidentnie praca nie jest na tyle łatwa do zorganizowania, by było możliwe napisanie, iż każdorazowo, kiedy wymagamy czegoś od siebie, robimy to natychmiastowo i rozczarowują nas jedynie inni ludzie niesłuchający naszych poleceń. Liderzy muszą motywować zarówno siebie, jak i resztę drużyny.

Chociaż dynamika zespołu i wszystkich relacji, jakie się na niego składają, jest dużo bardziej skomplikowana, możemy zacząć od śledzenia naszej efektywności, by zrozumieć jej podstawowe mechanizmy. Czasami po prostu przestajemy działać. Coś się w nas buntuje i nie chce wrócić do pracy, wysiłku. W niektórych sytuacjach potrafimy jasno wyjaśnić, czym spowodowany jest ten spadek energii i motywacji. Jednakże pewnie częściej niż rzadziej odnajdujemy się w spirali odkładania pracy na później i robienia wielu rzeczy, które wydają się prostsze, przyjemniejsze, rozpraszając naszą uwagę.

Dlatego też efektywności zespołu nie możemy mierzyć ilością pracy. Większość ludzi, nawet jeśli zostawi wszystko na ostatnią chwilę, wykona swoją pracę dość poprawnie. Nie możemy jej też jasno zmierzyć w jakości dostarczanej pracy, ponieważ ta jest niemalże nieuchwytna. Pomimo tego, czasami po prostu czujemy, że nasz zespół wykonał dobrą robotę i chcielibyśmy, by spisywał się tak świetnie z większą częstotliwością.

Efektywność jest przede wszystkim naszą zdolnością przezwyciężenia rozkojarzenia i skoncentrowania się na tym, nad czym w danej chwili powinniśmy pracować. Mierzy się ją w czasie, czyli jak wiele minut czy godzin dziennie jesteśmy w stanie wytrwać w skupieniu. Konsekwentnie, efektywność zespołu to przede wszystkim dobrze wykorzystany przez wszystkich członków danej grupy czas przeznaczony na firmowe projekty.

Jak osiągnąć jak najwyższy poziom produktywności? Przejdźmy do obiecanych wskazówek.

1. Wstępnie obniż swoje oczekiwania

Nie powinniśmy aspirować do 100% wydajności każdego dnia. Ludzki potencjał, w odróżnieniu od sztucznej inteligencji, ma do zaoferowania dużo więcej niż zautomatyzowane i zapętlone działania. Chwile wytchnienia spontanicznie rozbudzają w nas pasję, entuzjazm i kreatywność, od których w większości wypadków zależy powodzenie przedsięwzięcia.

Znajdź sposób, by Twój zespół mógł swobodnie odetchnąć. W wielu firmach kreuje się najróżniejszego rodzaju pomieszczenia, które mają zostać wypełnione zielenią lub znajdują przeznaczenie jako miejsce do medytacji czy na drzemkę. Prawda jest taka, że nie jest aż tak istotne, jakiego rodzaju pomieszczenie oddasz swojemu zespołowi do relaksu. Dużo ważniejszy jest czas.

Mark Zuckerberg przeznaczył piątki na Q&A (ang. questions and answers – pytania i odpowiedzi), grę polegającą na krótkich wywiadach między pracownikami Facebooka. On sam przyznał w jednym z długich wywiadów jako gość podcastu Masters of Scale, że to właśnie wtedy czuje, że nawiązuje więzi ze swoim zespołem. Zuckerberg uwielbia też spędzać czas poza pracą z pracownikami szczebla kierowniczego Facebooka, głównie podczas wspólnych wypadów na kolacje.

Zależy tylko od Ciebie, w jaki sposób dasz do zrozumienia swojemu zespołowi, że nie oczekujesz od niego jedynie wymiernych sukcesów i stałego rozwoju. W każdej organizacji musi się znaleźć miejsce na ludzki pierwiastek, który, w szczególności w biurach i korporacjach, powinien wiązać się z życzliwością i transparencją relacji. Dobry lider nie powinien za każdym razem witać się z jedną osobą, ale jakimś cudem zapominać o innej i nigdy nie obdarzać jej uśmiechem.

W każdym zespole nacisk na trochę luzu i poznawanie siebie wzajemnie w bezpiecznych warunkach jest pierwszym krokiem do odblokowania zduszonej kreatywności. Zbyt surowa dyscyplina w miejscu pracy to najszybsza droga, by sprostać wszystkim narzuconym zadaniom, ale zablokować rozwój zespołu i narazić produkt lub usług na spadek jakości.

Nie powinniśmy aspirować do 100% wydajności każdego dnia. Ludzki potencjał, w odróżnieniu od sztucznej inteligencji, ma do zaoferowania dużo więcej niż zautomatyzowane i zapętlone działania. Chwile wytchnienia spontanicznie rozbudzają w nas pasję, entuzjazm i kreatywność, od których w większości wypadków zależy powodzenie przedsięwzięcia.

Znajdź sposób, by Twój zespół mógł swobodnie odetchnąć. W wielu firmach kreuje się najróżniejszego rodzaju pomieszczenia, które mają zostać wypełnione zielenią lub znajdują przeznaczenie jako miejsce do medytacji czy na drzemkę. Prawda jest taka, że nie jest aż tak istotne, jakiego rodzaju pomieszczenie oddasz swojemu zespołowi do relaksu. Dużo ważniejszy jest czas.

Mark Zuckerberg przeznaczył piątki na Q&A (ang. questions and answers – pytania i odpowiedzi), grę polegającą na krótkich wywiadach między pracownikami Facebooka. On sam przyznał w jednym z długich wywiadów jako gość podcastu Masters of Scale, że to właśnie wtedy czuje, że nawiązuje więzi ze swoim zespołem. Zuckerberg uwielbia też spędzać czas poza pracą z pracownikami szczebla kierowniczego Facebooka, głównie podczas wspólnych wypadów na kolacje.

Zależy tylko od Ciebie, w jaki sposób dasz do zrozumienia swojemu zespołowi, że nie oczekujesz od niego jedynie wymiernych sukcesów i stałego rozwoju. W każdej organizacji musi się znaleźć miejsce na ludzki pierwiastek, który, w szczególności w biurach i korporacjach, powinien wiązać się z życzliwością i transparencją relacji. Dobry lider nie powinien za każdym razem witać się z jedną osobą, ale jakimś cudem zapominać o innej i nigdy nie obdarzać jej uśmiechem.

W każdym zespole nacisk na trochę luzu i poznawanie siebie wzajemnie w bezpiecznych warunkach jest pierwszym krokiem do odblokowania zduszonej kreatywności. Zbyt surowa dyscyplina w miejscu pracy to najszybsza droga, by sprostać wszystkim narzuconym zadaniom, ale zablokować rozwój zespołu i narazić produkt lub usług na spadek jakości.

2. Świeć przykładem

Nikt nie powiedział, że rola lidera jest łatwa! Stanie się przykładem dla grupy utalentowanych osób o bogatym doświadczeniu w sferze życia prywatnego i profesjonalnego to twardy orzech do zgryzienia. Nic jednak nie działa bardziej demoralizująco na zespół niż szef, który wciąż wymaga, ale sam zawsze znajdzie sposób, by uczynić z własnych potrzeb kwestię priorytetową, pozostawiając misję firmy na drugim planie.

Nie wystarczy też jednak sama praca – lider ma podsycać efektywność w pozostałych członkach zespołu. To on lub ona ma stale wysłać jako pierwszy/pierwsza pozytywną energię, by zarazić wszystkich chęcią do rozwiązywania problemów.

Nikt nie wymaga, byś potrafił wykonać wszystkie zajęcia swoich pracowników. Twoim zadaniem, jako lidera, jest wiedzieć, kto wykona je lepiej od Ciebie, a następnie, kiedy zadanie zostanie wykonane, być tam w pierwszej sekundzie, by podać je do dalszej przeróbki podług decyzji, którą podejmiesz. Pamiętaj o konstruktywnej krytyce i pochwaleniu pracowników, kiedy na to zasługują. Bądź też emocjonalnym wsparciem dla członków drużyny, by mogli na Ciebie liczyć, kiedy zbliża się kryzys. Zarażaj innych charyzmą i energią, które wykształcisz w sobie, dbając na co dzień o higienę pracy i odpoczynku. Przekonasz się prędko, że Twoja postawa jest tak samo ważna jak Twoje wyniki.

3. Wyznaczaj jasne cele

Nie zaczynaj poniedziałkowego spotkania od ustalenia, że wszyscy powinni dać z siebie jak najwięcej w tym tygodniu i że w związku z tym najlepiej jest zacząć od razu i że życzysz wszystkim miłego dnia. Efektywność zespołu nie pojawi się sama z siebie bez uprzedniego nadania jej celu i kierunku.

Użyj wizualnych narzędzi jak tablet czy tablica, by wytłumaczyć, co chodziło Ci w weekend po głowie. Przydziel każdemu celowi odpowiedni segment czasu, planując na krótką i dłuższą metę. Wyjaśnij zespołowi, co musi być zrobione na piątek, a na co macie czas przez najbliższe trzy miesiące lub do końca roku. Wskaż, kto konkretnie będzie odpowiedzialny za każdą z części zadania.

Spisz wszystko, co starasz się przekazać podczas spotkań, i prześlij innym członkom grupy maila ze skondensowanym i wizualnie przejrzystym podsumowaniem. Być może warto by było zacząć używać jednej z aplikacji, która umożliwia komunikację wewnątrz zespołu i wzajemne monitorowanie postępu w projektach?

4. Zrób miejsce na autonomię i samodzielność członków zespołu

Bardzo wielu liderów nie radzi sobie z presją związaną z odpowiedzialnością, jaka na nich spoczywa. Zaczynają wtedy mikrozarządzać (ang. micromanagement), czyli nadzorować pracę innych z przesadną dbałością o detale, które sami wykonaliby inaczej.

Istnieją dwa duże problemy w przypadku tej postawy. W pierwszej kolejności, jeśli nie dasz komuś czasu i przestrzeni, by nabrał doświadczenia w swojej dziedzinie, będziesz musiał być przy nim i prowadzić go za rękę przy każdej kolejnej okazji, kiedy zajdzie taka potrzeba. Dwie osoby zajmujące się jednym zadaniem przeznaczonym dla jednej to strata kapitału ludzkiego firmy.

Z drugiej strony, pracownicy stale nadzorowani przez szefów stresują się w tych okolicznościach i nie rozwijają skrzydeł podczas wykonywania zadania, a na dłuższą metę – tracą inicjatywę.

Podsumowanie

Wyplenienie braku efektywności zespołu nie jest możliwe, kiedy skupiamy się kurczowo na tym, co należy zrobić, by za wszelką cenę osiągnąć upragniony cel. To błędne i stresujące wszystkich koło. Istnieje natomiast szereg małych zmian nastawionych na codzienne doświadczenia wszystkich członków grupy, które mogą rozpocząć rewolucję w Twoim zespole:

  • autorytet lidera zamiast atmosfery dyscypliny,

  • wspólnie spędzony czas zamiast nieodrywania się od pracy,

  • sprawiedliwie rozdzielona życzliwość zamiast (nawet nieświadomego) faworyzowania.

SENSE consulting sp. z o.o.
ul. św. Michała 43, 61-119 Poznań
tel. / fax: 61 843 26 11
biuro@senseconsulting.pl

NIP 778-14-56-826
REGON 300885673
KRS Nr 0000309859
Wysokość kapitału zakładowego: 66.000 zł

Biuro w Krakowie:
ul. Cystersów 20A/19, 31-553 Kraków

Biuro w Katowicach:
ul. Mickiewicza 15, p. 503, 40-951 Katowice

Biuro w Zielonej Górze:
ul. Chopina 19, 65-031 Zielona Góra

WYBRANI KLIENCI SENSE

Czy Twoja firma dołączy do tego wspaniałego grona?