Prosty język – potężne narzędzie w komunikacji organizacji
BLOG | 27 maja 2025 r.
Czy zastanawialiście się kiedyś, dlaczego w niektórych firmach wszystko działa sprawniej, szybciej i z mniejszą liczbą konfliktów? Odpowiedź może być zaskakująco prosta: różni nas… język komunikacji. Nie chodzi tu wyłącznie o gramatykę czy ortografię, ale o sposób przekazywania informacji, który jest zrozumiały, zwięzły i dostępny dla wszystkich – bez względu na stanowisko, wykształcenie czy doświadczenie zawodowe.
W wielu organizacjach ludzie wkładają ogromny wysiłek w komunikację – tworzą procedury, piszą maile, przygotowują prezentacje. A mimo to efekt jest mizerny: nikt nie czyta, nikt nie rozumie, a realizacja zadań kuleje. Często nie zdajemy sobie sprawy, że problemem nie jest brak dobrej woli, lecz forma przekazu. Zbyt trudne słowa, nieczytelna struktura tekstu, zdania pełne dygresji – to wszystko sprawia, że komunikat nie trafia do odbiorcy. Odpowiedź? Prosty język.
Czym jest prosty język?
Prosty język to taki sposób komunikacji, który każdy rozumie od razu – bez domyślania się, googlowania terminów czy wielokrotnego czytania tej samej wiadomości. Zgodnie z Plain Writing Act of 2010, to pisanie, które jest jasne, dobrze zorganizowane i dostosowane do odbiorcy.
Nie chodzi o „spłycanie” treści, lecz o ich czytelność i skuteczność. Dzięki prostemu językowi informacje:
- są szybciej przyswajane,
- lepiej zapamiętywane,
- trafiają do szerszego grona odbiorców,
- budują pozytywne relacje.
Po co firmie prosty język?
W wielu organizacjach komunikacja przypomina grę w głuchy telefon. Długie zdania, trudne słowa, niezrozumiałe skróty – to wszystko prowadzi do chaosu, błędów i frustracji. W komunikacji wewnętrznej skutkuje to spadkiem efektywności. W zewnętrznej – gorszym odbiorem firmy przez klientów.
Prosty język pomaga rozwiązywać te problemy. Ułatwia współpracę między działami, buduje zaufanie do liderów, zmniejsza ryzyko błędów i sprawia, że klienci chętniej korzystają z usług.
Prosty język w komunikacji wewnętrznej
W komunikacji wewnętrznej prosty język oznacza:
- jasne maile i ogłoszenia,
- krótkie i konkretne procedury,
- zrozumiałe instrukcje i dokumenty HR,
- przyjazne autoreply i komunikaty w systemach.
Zamiast:
„Zgodnie z obowiązującym regulaminem, pracownik zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych godzin rozpoczęcia świadczenia pracy, tj. godziny 8:00.”
Napisz:
„Pracę zaczynamy o 8:00. Pamiętaj, żeby być punktualnie.”
Takie komunikaty budują kulturę organizacyjną opartą na zrozumieniu, a nie kontroli. Pracownicy czują się szanowani i bardziej zaangażowani.
Prosty język w komunikacji zewnętrznej
Dla klientów, partnerów czy uczestników szkoleń prosty język to znak, że firma jest nowoczesna, otwarta i profesjonalna. Skomplikowane umowy, niezrozumiałe opisy usług czy trudne do odszyfrowania maile – to wszystko może zniechęcić nawet najbardziej zainteresowaną osobę.
Dlatego:
- nie pisz „przedmiotowy formularz należy wypełnić niezwłocznie”,
- tylko: „wypełnij ten formularz jak najszybciej”.
A zamiast „w celu uzyskania świadczenia”, napisz po prostu: „aby otrzymać usługę”.
Co warto stosować?
Zgodnie z rekomendacjami SENSEconsulting, język prosty opiera się na kilku podstawowych zasadach:
- Zacznij od najważniejszego – nie buduj napięcia, nie dawaj „wstępu” na pół strony. Odpowiedz od razu na pytanie: po co to piszę?
- Jedna myśl = jedno zdanie – idealnie, jeśli zdanie nie przekracza 20 wyrazów.
- Krótkie słowa i proste konstrukcje – 3-sylabowe wyrazy są bardziej zrozumiałe niż specjalistyczne terminy.
- Forma czynna zamiast biernej – zamiast „Wniosek zostanie przesłany przez dział HR”, napisz: „Dział HR prześle wniosek”.
- Unikaj metafor, skrótów, imiesłowów – brzmią mądrze, ale często utrudniają odbiór.
- Wyliczenia, śródtytuły i pogrubienia – pomagają zorganizować tekst, zwłaszcza w komunikacji cyfrowej.
- Dostosuj czcionkę i układ tekstu – łatwość czytania to też prosty język.
Prosty język to inkluzywny język
Dbanie o prostotę to także forma szacunku. Szacunku dla osób, które:
- są w stresie i potrzebują jasnych informacji,
- mają trudności poznawcze lub słabszą znajomość języka polskiego,
- nie mają czasu na analizę każdego słowa.
Jak przypomina Centrum Dostępności SENSE, prosty język jest elementem dostępności i komunikacji inkluzywnej. To podejście, które nie wyklucza nikogo i sprawia, że każdy może aktywnie uczestniczyć w życiu organizacji.
Kiedy zacząć?
Najlepiej od teraz. Wybierz jeden dokument w swojej firmie i uprość go zgodnie z zasadami języka prostego. Potem kolejny. Zmieniaj style e-maili, autoreply, instrukcji, materiałów szkoleniowych. Możesz też zapisać się na szkolenie z prostego języka – by robić to mądrze i świadomie.
Bo komunikacja to nie tylko przekazanie treści. To budowanie relacji, współpracy i zaufania.
Zgłoś swoją firmę do projektu: I-D-EAA Academy. Dyrektywa EAA w praktyce
Projekt „I-D-EAA Academy. Dyrektywa EAA w praktyce” oferuje kompleksowe wsparcie, które ma na celu podniesienie świadomości oraz kompetencji przedsiębiorców i ich pracowników w zakresie dostępności, projektowania uniwersalnego oraz przepisów wynikających z Dyrektywy EAA.
Natalia Marciniak-Madejska
Praktyk projektowania uniwersalnego, trenerka i doradczyni dla biznesu i instytucji publicznych z zakresu dostępności. Prelegentka konferencji, autorka publikacji.
Na koncie 20 lat działań na rzecz zwiększania dostępności, innowacyjne projekty z zakresu włączenia osób z niepełnosprawnościami i niemal 1000 godzin szkoleń.
Z sukcesem przygotowuje przedsiębiorców i instytucje publiczne do wdrażania dostępnych rozwiązań. Kształci koordynatorów ds. dostępności. Realizuje audyty dostępności i opracowuje raporty dotyczące rozszerzenia grup odbiorców produktów i usług o osoby o szczególnych potrzebach.
